联合国采购指南《招标》

6.1 概述

　　

　　在明确而完整地定义了需求（见第4.3 节“需求定义”），并进行了采购寻源（见第5章“采购寻源”）之后，采购过程的下一步是招标过程。这可以通过正式招标方法或正式招标方法的例外情况来实现，这两种情况都会导致实际的要约招标。

　　

　　招标是要求供应商提供投标、报价或建议书的通用术语。用于传达采购要求和要求潜在供应商提供报价的方法称为招标过程，可采用采购、报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）的形式。

　　

　　选择适当的招标方法必须基于预期的采购价值、要求的性质或两者的结合，且如果执行首席采购官（ECPO）已授权使用紧急采购程序（EPP）（见第15.4节“紧急采购程序”）。

　　

　　除采购过程中确定的市场和供应商信息外，采购官员应考虑以下步骤：

　　

　　a） 首先，通过使用现有的长期协议（LTA），包括UN Web Buy Plus网站、重新部署资产或来自联合国项目事务署的供应库存，考虑是否可以适当地满足需求（即以经济、有效和达到最佳价值的方式）；

　　

　　b） 如果上述（a）点中的要求不能得到适当满足，则必须通过适当的竞争类型（见第6.2节“竞争类型”）和招标方法（第6.3节）进行招标过程。

　　

　　根据财务条例和细则（FRR）第118.03条，除非使用正式招标方法的例外情况是合理的，否则采购合同应在有效竞争的基础上授予，包括：

　　

　　a）制定总体采购策略和方法的采购规划；

　　

　　b）确定潜在承包商的市场调查；

　　

　　c）在尽可能广泛的地理基础上，根据市场情况进行竞争；以及

　　

　　d）考虑审慎的商业惯例。

　　

　　6.2 竞争类型

　　

　　除了选择适当的招标方法（见第6.3 节“招标方法”）外，为采购活动选择竞争类型是确保联合国项目事务署获得最高性价比的一个重要步骤。根据采购的价值、市场条件和其他因素，可以采用各种竞争方式。

　　

　　6.2.1 开放的国际竞争和开放的国家/地区竞争

　　

　　在联合国项目事务署，公开的国际或国家/地区竞争是默认的竞争方法。公开的国际或国家/地区竞争的目的是向所有可能的供应商及时充分地通报联合国项目事务署的要求，并提供平等的机会和公平的机会来竞争所需要的货物、服务或工程合同。

　　

　　国家/地区投标通常在下列情况下进行：

　　

　　a）当工程在地理上分散或随着时间的推移而分散时，国际公司可能对工程不感兴趣；

　　

　　b）从总成本角度看，在当地获得货物、服务或工程是有益的；

　　

　　c）当服务与国家背景相关时（如国家报纸上的广告服务、运营所需的当地许可证等）；

　　

　　d）如果需要了解国家/地区体系；

　　

　　e）如果国家/地区采购寻源在减少环境影响、增加国家所有权或其他原因方面提供了明

　　

　　显的利益，或如果项目协议中有规定；

　　

　　f）如果客户要求并在各自的项目协议中有规定；

　　

　　g）在当地采购的货物具有积极的可持续性影响，例如消除运输成本；

　　

　　h）批准招标文件的采购授权（PA）人员可接受的其他理由。

　　

　　无论如何，必须确保招标过程的竞争力；只有在该地区有足够的货物/服务/工程供应商来维持健康竞争的情况下，才能利用国家/地区竞争。此外，必须监控企业联盟形成的风险（即供应商为了共同利益联合起来并挫败竞争目的）。

　　

　　公开的国际或国家/地区竞争是进行正式招标过程中最透明的方法。业务单位必须选择开放而不是有限的竞争（见第6.2.2 节“有限的国际竞争和有限的国家/地区竞争”），除非有限的投标存在有效理由。

　　

　　更多关于商机广告的信息，请参见第5.3节“商机广告”。

　　

　　6.2.2 有限的国际竞争和有限的国家/地区竞争

　　

　　有正当理由不进行公开竞争的，可以进行有限竞争制赛。根据定义，有限竞争只允许选定的供应商参与招标。

　　

　　有限的国际和国家/地区竞争仅限于以非歧视方式从名册、资格预审、意向书、市场调查等中选出的供应商的短名单。在基于有限竞争发出招标之前，采购官员必须事先获得采购授权（PA）。采购授权批准必须在短名单批准时给出（通过在短名单模板中填写相应字段）。

　　

　　在所有其他情况下，招标文件必须公开宣传。

　　

　　实行有限的国际和国家/地区竞争的正当理由是：

　　

　　■ 合同价值较低，低于50,000美元；

　　

　　■ 项目协议要求使用有限竞争性投标，包括按照第15.2.3节“采购过程中的可持续采购执行”的规定，以支持国家能力和可持续性为原则的投标，如微型、中小型企业和特殊利益集团；

　　

　　■ 公开招标将产生负面的安全影响；

　　

　　■ 投标标的/事项在其他方面是敏感的，不能进行公布；

　　

　　■ 根据意向书或资格预审程序（根据第5.5节“意向书请求”和第5.6节“供应商资格预审”的规定）编制了一份拟邀请投标的供应商的短名单，该名单已被确定为最合适的采购策略；

　　

　　■ 批准招标文件的采购授权（PA）人员可接受的其他理由。

　　

　　联合国项目事务署应促进当地市场的发展：如果不能按照第6.2.1节“开放的国际竞争和开放的国家/地区竞争”举行开放的国际或国家/地区竞争，或者当地环境就可以满足采购要求，或者在当地环境之外采购要求不太可能得到满足（例如在国家报纸上提供广告服务等），则可以进行有限的国家/地区正式招标。投标时，对国家/地区投标感兴趣的合格国际供应商不得自动被排除在同等条件下国家/地区供应商以外。

　　

　　在实行有限竞争的情况下，业务单位必须继续努力确保邀请足够数量的潜在供应商，并至少收到和评估3 份报价，以确保最高性价比物有所值。当收到的有限竞争采购报价少于3份时，中标申请必须包括第9.1节“采购审查组织”要求的文件。

　　

　　6.2.3 独家采购或直接承包

　　

　　独家采购，也称为直接承包，是指没有竞争市场的需求，即所需的产品或服务只能从一个来源获得。在这种情况下，联合国项目事务署可就某一特定采购行动征求唯一确定的供应商的报价。

　　

　　请参阅第6.8 节条“例外情况”所述竞争招标或正式招标方法，这也适用于可能有多个来源的情况，但其他原因迫使联合国项目事务署援引异常理由（例如紧急性、租赁）。

　　

　　6.3 招标方法

　　

　　招标是要求供应商提供投标、报价或建议。向供应商征求报价有四种方法：询价采购、报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）。前两种被认为是非正式的方法，后两种是正式的招标方法。

　　

　　许多因素，如市场条件、需求的复杂性和性质，比如商品、服务或工程、货币价值和合作伙伴的条件影响招标方法的选择。地点和紧迫性也可能对招标方法的选择和所遵循的程序产生影响。

　　

　　6.3.1 询价采购

　　

　　询价采购是一种非正式的招标方式，适用于采购现成的现货或价格低于5,000 美元的标准规格商品，或价格低于5,000美元的简单工程或服务。

　　

　　询价采购是通过比较从潜在供应商处获得的口头或书面价格（包括检查可用的在线资源）进行采购。口头价格必须仔细记录，注明日期并存档。

　　

　　在有限竞争条件下，以询价采购为手段时，必须至少对三家供应商进行比较。如果无法比较三家供应商，则必须在授标文件中以书面形式记录原因。

　　

　　根据“最低价格、技术上最可接受报价”评估方法（见第8 章“提交文件评估”）进行授标，并按照公司模板记录在询价采购说明中，证明供应商选择的合理性，并经相关采购机构批准。不填写此类说明的唯一例外情况是，在批准的零用现金或业务预付机制下支付低于250美元的现金，以及在批准的旅行授权范围内支付与旅行有关的费用。

　　

　　6.3.2 报价邀请书

　　

　　报价邀请书（RFQ）是一种非正式的招标方式。用于对货物、服务或工程的要求明确和具体的低值采购（50,000美元以下）。

　　

　　在所有情况下，必须使用报价邀请书（RFQ）模板。报价邀请书（RFQ）必须有一个明确的提交截止日期，必须在报价邀请书（RFQ）文件中指定并传达给所有潜在投标人。对询价的报价必须以书面形式收到。询价单应遵守第7章中概述的投标接收和开标程序。

　　

　　在有限竞争条件下使用报价邀请书（RFQ）时，必须邀请至少三个供应商提交报价。在可能的情况下，采购官员应考虑邀请妇女拥有或青年拥有的企业或其他特殊利益集团。如果无法获得三份报价，则必须以书面形式记录原因并由采购授权（PA）人员签字。

　　

　　授标是基于“最低价格、技术上最可接受报价”的评估方法（见第8章“提交文件评估”）。

　　

　　6.3.3 招标邀请书

　　

　　招标邀请书（ITB）是一种正式的招标方式，要求潜在供应商就提供货物、服务或工程提交投标书。当要求明确且规定完备时，通常使用这种招标方法。招标邀请书对于金额等于或高于50,000美元的采购是强制性的，但如果要求复杂或采购授权（PA）人员认为有好处，也可以用于价值较低的采购（低于50,000美元）。

　　

　　在任何情况下，都必须使用招标邀请书（ITB）板。招标邀请书（ITB）必须有明确规定的提交截止日期，必须在招标邀请书（ITB）文件中规定，并传达给所有潜在投标人。必须以书面形式收到响应招标邀请书（ITB）的投标书。招标邀请书（ITB）以一个信封系统为基础，即投标书的财务和技术部分合并在一份文件中。招标邀请书（ITB）受第7章中概述的投标接收和开标程序的约束。

　　

　　招标邀请书（ITB）可以定义商品或服务必须满足的最低要求，也可以概述一系列可接受的要求。在评估过程中，标书符合通过/失败标准。

　　

　　合同根据“最低评标价格且实质上符合报价”评估方法（包括交货条件）和招标邀请书（ITB）中规定的任何其他技术要求授予。

　　

　　6.3.4 建议邀请书

　　

　　建议邀请书（RFP）是一种正式的招标方式。它用于在招标时无法定量和定性表达需求（如咨询或类似服务）的服务和货物采购，或用于以多种方式满足需求且基于累积分析评估为最重要复杂货物或工程采购是适当的。建议邀请书（RFP）仅适用于金额等于或高于50,000美元的采购，但也可用于价值较低的采购（低于50,000美元）。

　　

　　建议邀请书（RFP）要求提供一份技术建议书，该建议书为招标文件中规定的要求提供解决方案。另外还寻求一份单独的财务建议书，说明与执行技术建议书有关的所有费用。为响应招标书，供应商必须提交单独密封的技术和财务细节（双信封系统）。双信封系统的目的是确保技术评估仅关注技术建议书的内容，而不受财务建议书的影响。建议邀请书（RFP）受第7章中概述的投标书接收和开标程序的约束，包括技术标（所有收到的投标书）和财务标（仅适用于评估后被视为符合技术要求的报价人）单独开标的要求。

　　

　　通过确定技术和财务评估因素，并在资源选择中将要考虑的重要领域进行加权，在建议邀请书（RFP）中确定评估标准。在联合国项目事务署，技术和财务提案的权重可以是：80%-20%、70%-30%、60%-40%或50%-50%。需要逐个考虑权重，以实现适当的平衡。在建议邀请书（RFP）发布之前，必须建立各种评价标准之间的适用平衡，并在招标文件中明确说明：要求的复杂性越低，财务权重就越高。此外，招标书必须以技术标总分的百分比（通常为总分的60%或70%）来说明最低通过门槛，该门槛将决定该投标书是否被视为技术响应性投标书，以及是否需要进行财务评估。

　　

　　根据“累积分析”评估方法对建议书进行评估、排名和授予，在考虑技术和财务因素时，将最佳价值定义为最高的总体效益。合同授予有资格的承包商，其投标书被认为是最有价值（技术和财务）的，对联合国项目事务署及其客户的需要最有响应。

　　

　　为了进一步协助供应商确定货物、工程或服务的适当质量，联合国项目事务署可选择列入人员估计数和为达到预期结果所需的其他投入。在特殊情况下，联合国项目事务署可在征求建议书中说明可用的预算，但须经采购组总干事事先授权；然而，潜在的缺点是，这些信息可能导致投标人将其财务提案与所披露的预算相一致。

　　

　　6.3.5 工程项目招标方法选择

　　

　　对于工程采购（见第2.1.1节“采购的定义”），投标过程中应使用上述相同的招标方法：报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）和建议邀请书（RFP）。然而，在上述每种情况下使用的文件都特别适合工程采购，即不得使用货物和服务的标准文件。如果采购官员对是否在货物/服务或工程中使用招标/合同模板有任何疑问，则必须在开始采购流程之前将其提交给采购组（PG）和IPMG。

　　

　　选择工程招标方法/合同形式的一般考虑：

　　

　　■ 在选择招标方法之前，重要的是事先选择正确的工程合同，以便准备最合适的链接招标方法。联合国项目事务署根据国际咨询工程师联合会（FIDIC）制定了一套六份合同。如有疑问，应联系综合实践建议和支持（IPAS）部门采购经理（PMI），就如何最佳选择合适的工程合同征求意见。其中包括四份不同的施工合同、一份工程咨询服务合同和一份设计和建造施工合同。第11.6节（注：在印发本《采购指南》时，IPMG正在审查现有的工程合同。采购从业人员应始终参照内部网联合国项目事务署工程合同和相应模板的最新版本的工程合同。）详细说明了这些合同。这些合同与下表3所述的一种或多种招标方法有关；

　　

　　■ 招标文件和相关合同形式的选择不应仅以金额为门槛。根据工程的具体必要性和复杂性选择合同，并考虑其他因素，如风险、预期承包商能力、承包商熟悉此类合同；以及联合国项目事务署自己的项目能力和在该地点的标准做法是很重要的。使用超出阈值的合同必须向IPMG申请批准；

　　

　　■ 对于简单的工程，使用非正式的报价邀请书（RFQ）方法。它通常与次要工程合同一起使用，但如果更适当，也可与联合国项目事务署其他任何工程合同一起使用。在一般情况下，如果工程价值超过50,000 美元，或者如果工程相对复杂，没有最低金额门槛，则使用一种正式的工程招标方法，无论招标邀请书（ITB）还是建议邀请书（RFP）每种方法都直接与相应的工程合同相关；

　　

　　■ 对于投标人提出的技术方案和方法与合同履行至关重要的复杂工程项目，在评估中平衡技术和财务标准可能会带来更好的性价比，实现更有效的竞争，更好地为联合国项目事务署及其客户的利益服务。在这种情况下，应使用工程招标书，允许在报价评估中使用累积分析；

　　

　　■ 当为任何施工合同选择一次性付款方式时，招标文件应包括工程量明细表和单价表，以便在评估期间比较报价，并评估和计算变更成本（如存在）；

　　

　　■ 一般来说，对于工程咨询服务合同下的服务采购，建议使用建议邀请书（RFP）。但是，如果在对要求和背景进行评估后认为，累积分析评估在这种情况下不会增加价值（例如，在某些情况下，将要采购的服务用于监督），则根据阈值（如果招标邀请书（ITB）的合同标的金额等于或高于50,000美元），则使用报价邀请书（RFQ）方法或招标邀请书（ITB）作为招标方法可能是合适的；

　　

　　■ 设计和建造施工合同是采购过程的目标，既提供项目的设计，又交付其施工。在这些情况下，在进行投标之前，有一套充分准备的业主要求是至关重要的。编制雇方要求是一项技术性工作，不应低估。与完整设计一样，雇方的要求将在设计和建造合同（详见第11.6.5节“施工总承包合同”）招标前进行设计审查，并要求提供设计审查合格证书。

　　

　　■ 在采购设计和建造施工合同时，建议邀请书（RFP）是所需的采购方法，因为给出的要求是为确定的工程范围提供设计技术解决方案，而不仅仅是货币价值或报价。使用的模板是设计和建造施工合同的招标书。鉴于其复杂性，需要事先获得来自合同保证主管IPMG的批准；

　　

　　■ 如果要求包括货物或服务和工程的组合（例如，实验室的重建以及设备的供应和安装），并且这些不能作为单独的招标过程发布，则应联系IPMG 和采购组（PG）征求意见，以探索发布“混合”招标文件的选项。这种“混合”将确保相关合同和风险管理条款涵盖要求的不同要素。

　　

　　6.3.6 创新采购的替代程序

　　

　　联合国项目事务署在本《采购指南》中制定了一系列程序，以便实现创新型货物和服务的采购，其中包括：

　　

　　• 通过市场调查或发布信息邀请书（RFI）来筛选创新解决方案的市场-见第5.4节

　　

　　• 制定功能和性能规范-见第4.3节

　　

　　• 允许在招标阶段提交备选报价-见第6.5.2节

　　

　　• 用标段构建招标流程-见第6.5.2节

　　

　　• 通过具有适当权重标准的建议邀请书（RFP）方法申请报价-见第6.3.4节

　　

　　• 除正式招标方法外的进一步采购，理由（九）“涉及无法获得客观评估的服务的拟议采购合同”——见第6.8.1节

　　

　　• 专项赠款和伙伴关系程序-见第2.1节

　　

　　此外，联合国项目事务署还管理“Possibilities Portal”网站，这是一个免费和易于使用的门户网站，使创新型公司能够“推销”其独特的解决方案。

　　

　　然而，在某些情况下，使用上述程序可能不足以有效地促进创新或影响市场走向创新解决方案，包括：

　　

　　a）商业前期活动，如研究和开发服务；

　　

　　b）尚未大规模商业化的商品或服务；

　　

　　c）目前不知道或不容易获得解决方案的情况，并且可以从组织设计竞赛、挑战或类似过程中获益。

　　

　　如果业务单位发现这种情况，应联系采购组，并经采购组（PG）总干事批准，可采用其他创新采购程序，包括：

　　

　　• 多阶段招标过程。在不希望提前准备完整的技术规范或这样做不切实际的情况下使用。在第一阶段，根据概念设计、业绩或功能规格邀请提出建议，但联合国项目事务署须举行发现和澄清会议，以了解可能的解决办法。在第二阶段，招标文件可根据第一阶段会议的发现进行修改，并分发给有资格的投标人，要求他们提交最终提案。

　　

　　• 备选评价方法（对第8.4节中提出方法的进一步拓展）：

　　

　　o 基于质量的评价：在不以成本作为评价标准的情况下，对投标书质量进行评价。这可以通过预先要求提交技术建议书和财务建议书来完成，在这种情况下，只有技术最合格投标人的财务建议书才被开标，并进行评估以确定最有利的投标书。或者，招标文件只要求技术建议书，邀请技术建议书排名最靠前的投标人提交其财务建议书进行谈判。

　　

　　o 基于固定预算的评估：招标文件规定了不得超过的可用预算和技术建议书的最低得分。建议授予满足固定预算要求的技术得分最高的建议书中标。

　　

　　• 通过将标准评估小组（第8.2节）替换为裁判委员会的替代评估程序，例如设计竞赛就属于这种情形。

　　

　　• 其他由采购组（PG）干事决定的替代程序。

　　

　　和采购组（PG）接洽时，业务单位应提供以下详细信息：他们希望采购的创新产品或服务的类型；采购活动的估计预算；应用标准程序不适合该活动的原因；以及可用于管理该过程的资源。

　　

　　如果授权使用创新采购的替代程序，投标书必须包括对投标人的明确说明，并由采购组（PG）批准，说明如何实施这些程序。在所有情况下，联合国项目事务署都将确保遵守第14章所述的关键采购原则。

　　

　　6.4 招标文件

　　

　　当通过电子采购系统（见第6.10节）中包含的报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）向供应商征求报价时，必须使用联合国项目事务署标准招标文件，或者在不使用电子采购系统时，必须将其作为独立文件。虽然招标文件的细节和复杂性将根据要求的性质和价值而变化，但它们将包含准备适当报价所需的所有信息。标准招标文件是模板，其含有联合国项目事务署的强制性要求、为满足具体要求（货物/服务或工程）而定制的条款和条件以及正在采取的采购方法（非正式/正式）。模板将与适用于每个招标过程的详细信息一起完成。

　　

　　招标文件标准段落（包括附件）的任何更改，均须经采购组（PG）总干事任命的审核员事先批准。此外，招标文件不得包括任何与联合国项目事务署合同通用条款（GCC）相抵触的标准文本、要求或条件。

　　

　　联合国项目事务署的所有招标模板（无论是货物/服务模板还是工程模板）的结构都类似。以下介绍招标文件的组成部分。

　　

　　6.5 招标文件的组成部分

　　

　　联合国项目事务署的招标文件为书面文件，由以下部分组成：

　　

　　1. 邀请函；

　　

　　2. 投标人须知；

　　

　　3. 评价标准；

　　

　　4. 要求明细表；

　　

　　5. 可退还的投标表格/附表；

　　

　　6. 契约信息。

　　

　　虽然招标文件的细节和复杂性可以根据要求的性质和价值而变化，但每个招标都必须包含能让投标者了解联合国项目事务署需要并准备有意义报价所需的所有信息和适当的条款。因此，招标文件必须包括与特定采购活动有关的所有信息，并尽可能简洁。

　　

　　由于招标过程完成后，不需要引入新的要求，也不能改变现有的要求，关键是在现阶段提供所有相关信息。

　　

　　招标文件的各个组成部分应包括以下信息。这些资料要么已经列入联合国项目事务署的标准模板，要么必须在发出招标文件之前填写完毕。

　　

　　6.5.1 邀请函

　　

　　招标文件的第一页必须包括邀请供应商提交报价的信函，并包括对具体采购活动的参考（标题和参考号），以及文件中各章节的清单和发布的证明文件。

　　

　　6.5.2 投标人须知

　　

　　“投标人须知”一节包括向投标人解释招标过程所依据的规定和条款，采购官员不得更改这些条款。细节部分以表格形式表示，其中左栏指的是投标人须知部分中的文章标题，右栏则必须插入该投标书的具体内容。

　　

　　下表提供了详细信息和投标人须知部分中相关条款的指南：

　　

　　a）招标范围

　　

　　采购活动的简要说明应包括编制响应性和有意义的报价所需的所有信息，并可包括采购活动的背景和采购活动的预期目的。

　　

　　此外，如果招标过程是为了建立长期协议（LTA）或一揽子采购协议（BPA）而进行的，则应在此处进行解释。

　　

　　b）明确联系人

　　

　　负责招标过程的联合国项目事务署采购官员的姓名和联系方式。也可以包括来自采购部门的通用电子邮件地址的详细信息，或在电子采购系统上予以明确的机制（如果投标是通过电子采购完成的）。

　　

　　c）修订

　　

　　招标文件必须规定，招标文件的任何附加信息、澄清、错误更正或修改将在截止期前分发并以书面形式通知投标人，以便投标人采取适当行动。如果招标过程遵循有限竞争原则，将以书面形式通知直接从联合国项目事务署收到招标文件的所有投标人，如果进一步采取公开竞争，则将修订稿公布在网上。

　　

　　同样，必须告知所有供应商具有修改或更正投标书或提案的权利，前提是联合国项目署在提交截止日期之前收到任何此类修改或更正的书面通知。

　　

　　d）澄清或招标前会议和现场考察

　　

　　招标文件必须向供应商传达有关投标前会议或现场考察的地点、日期和时间的任何信息。此外，必须在招标文件中明确说明必须或可选的出席人，书面告知或电子告知（例如通过Skype）皆可。招标前会议是一个公开讨论会，讨论潜在供应商的问题。必须准备讨论会的会议记录，并将其附在招标文件之后，通过直接通知出席的供应商并在公开竞争的情况下在线发布，分发给投标人。

　　

　　关于工程，建议举行一次投标前会议，明确投标方必须了解的关于联合国项目事务署工程合同的最相关的各点要求，例如合同中所规定的不同作用和重要阶段；必须提供的担保和保险；以及支付、扣押、索赔和变更的流程。更好地了解联合国项目事务署的期望和所需的合同管理，这将有助于提高投标质量，并减少可能拖延项目执行的误解。

　　

　　总的目标是在采购过程中实现更好的性价比。招标文件应明确说明参加招标前会议或实地考察的费用应由潜在投标人承担。

　　

　　工程现场考察的必要性应在采购部和项目经理逐案共同讨论并达成一致后决定。实地考察使潜在的投标人有机会对要求有更清楚和深入的了解。

　　

　　如果投标人参加投标前会议或现场考察，必须在招标文件中明确说明。

　　

　　有关更多详细信息，请参阅第6.7节“与供应商的沟通”。

　　

　　e）招标有效期

　　

　　必须要求供应商在规定的天数内保持其报价的有效性（对于正式招标方法，通常为60天或90天，对于非正式招标方法，则为30天，但如果采购产品的价格波动很快（例如原材料、石油产品），则可以降低报价，提供评估报价和授予合同的时间。

　　

　　f）局部投标/标段投标

　　

　　有关是否接受局部投标的信息（通常在招标文件中分为多个标段）以及是否将发出分割订单的信息，其必须包含在招标文件中。

　　

　　如果将要求分为各个部分或标段，招标文件必须说明联合国项目事务署有权给这样的供应商授标，即该供应商可对所有部分或标段，或每个部分或每个标段提供最佳报价。

　　

　　如果预计会出现订单拆分（将部分项目的合同授予一个以上的供应商），联合国项目事务署也必须在招标文件中规定在几个供应商之间拆分合同的权利。

　　

　　在决定是否拆分合同时，必须将以较低价格购买物品可能节省的费用与联合国项目事务署订立若干合同的交易费用以及与合同有关的供应链、后勤和担保问题进行比较。在决定是否拆分合同时，还应考虑到通过向较小的供应商提供准入机会和考虑当地能力发展来增加供应商多样性的机会。

　　

　　如果同时在一个或多个招标中投标多个标段，并且单个投标人可能投标多个标段/任务，那么在各个过程之间建立联系是很重要的。这可以通过以下方式实现：

　　

　　通过将所有任务以多个标段的形式组合在一个标书中；

　　

　　通过发布单独的投标书，在这种情况下，必须在每个单独的投标书中说明它与其他投标书有联系（即在每个投标书中说明，在确定供应商授予多个合同的能力时，资格标准评估将考虑到在其他相关的投标书中已经做出/推荐的授予投标书）。

　　

　　有关带标段要求的评估资格标准的更多详细信息，请参阅第6.5.3.2 节“资格标准”。

　　

　　g）备选投标/报价

　　

　　备选报价是指不符合投标书的确切要求的报价，或可能通过超过请求的最低性能参数而代表对原始报价的改进，并且由供应商提出，作为满足最终用户需求的可选方式。在考虑更具可持续性的选择时，备选报价可能是一个有用的工具。

　　

　　以下是处理备选报价的不同方法；招标文件必须说明哪种方法适用于具体投标：

　　

　　i. 不接受备选报价；

　　

　　ii. 接受备选报价。在这种情况下，必须明确如何处理：

　　

　　a）只有提出了一个相对最低评标价格且实质上符合报价的备选投标，且该备选报价不超过第二低评标价格且实质上符合报价的价格，才可以考虑备选报价；

　　

　　b）备选报价与其他原始报价同时进行评估（即允许投标人根据要求提供一个以上的技术解决方案-多个报价，每个报价将单独评估）；

　　

　　不得考虑不符合强制性标准的备选报价。对于招标过程中的服务采购，通常可接受备选报价。

　　

　　h）投标货币

　　

　　除非与客户签订的项目协议中规定了具体的投标货币，否则说明书应说明必须以何种货币报价。此外，必须说明合同将以联合国项目事务署在招标文件中确定的货币发布，付款将以合同约定的货币进行。

　　

　　如果根据项目协定允许以一种以上的货币收到报价，联合国项目事务署应使用收到报价截止日期适用的联合国业务汇率将价格换算成单一货币。

　　

　　i）关税和税收

　　

　　联合国《特权和豁免公约》第二条第7 款规定，除其他外，联合国，包括作为附属机构的联合国项目事务署，免征除公用事业服务费以外的一切直接税，并免征

　　

　　进口物品的海关限制、关税和类似性质的费用或出口供官方使用。

　　

　　招标文件必须说明，所有投标文件的提交均应扣除任何直接税和任何其他为评标而应支付的税费；因此，交付的完税后交货（DDP）国际贸易术语解释通则（Incoterms）不得用于货物招标文件（详见第6.5.3.3节“财务标准”和第13.5.1.1节“税收”），且法律顾问必须批准此规则的例外。

　　

　　j）投标/建议书担保

　　

　　投标/建议书担保的目的是阻止对采购过程产生不利影响的轻率和不负责任的报价，这些报价涉及重新招标和评估的额外费用，以及可能的实施延误。

　　

　　联合国项目事务署可要求提供投标/建议书担保，以减轻下列与投标人有关的风险：

　　

　　i. 在投标截止期后撤回或修改投标书或建议书；

　　

　　ii. 未签订合同的；

　　

　　iii. 中标后未能提供履行合同所需的担保；

　　

　　iv. 在签订招标文件中规定的合同前未遵守任何其他条件的。

　　

　　使用时，投标保证金应采用招标文件规定的金额和形式。此外，投标保证金的有效期应为联合国项目事务署在必须兑现保证金的情况下提供足够的时间，即直至根据本节第o款预期的合同签署之日。　

　　与中标人签订合同后，应向未中标人返还投标保证金。

　　投标/建议书保证金价值的计算必须考虑评估报价和重新投标的成本。为便于参考，投标/建议书保证金的价值可能在预期合同金额的0.5%到4%之间，但是，投标/建议书保证金必须始终以特定的包干价而不是投标金额的百分比（以避免发出概算信号）来说明，但是，如果这种方法不可行，则采用多个标段的招标过程除外。通常，根据招标过程的复杂性和预期金额，推荐金额为5,000美元、10,000美元、20,000美元或50,000美元的金额。保证金对投标人来说是一种成本，因此必须将其设定在不妨碍参与投标过程的水平上。

　　

　　投标/建议书保证金通常采用银行保函的形式。如有需要，也可采用其他形式（如债券、即期汇票、银行本票或经银行证明的不可撤销支票）。可接受的格式必须与相关模板一起在招标文件中注明。

　　在下列情况下，建议使用投标/建议书保证金：

　　§■ 将要购买高价值的货物、工程或服务；

　　§■ 请求的紧迫性，例如货物必须在雨季前运抵该国或进行施工；

　　§■ 紧急情况，例如生死攸关的情况；　

　　§■ 由于市场状况、原材料价格上涨、国家不稳定等原因，报价撤回的风险较大。　

　　§■ 冗长的程序，即合同不能在相对较短的时间内签订；　

　　§■ 捐赠者强加的条件要求使用投标/建议书担保。

　　请参见第8.5 节“初步筛选”，了解评估小组如何审查收到的投标/建议书担保的真实性。

　　

　　在联合国项目事务署办事处，如果投标人很难获得投标保证金或这不是正常的市场要求，可以用“投标保证声明”取代，该声明是一项非货币声明，承诺投标人在中标后签署合同。在这种情况下，办事处必须使用公司模板，并在第一次投标中使用之前征求综合实践建议和支持（IPAS）部门的指导意见。

　　使用电子采购系统申请投标/建议书担保时的重要注意事项（第6.10节）：

　　-- 如果投标书中有要求，投标书/投标书保证金是除电子采购系统中上载的数字副本外，必须以实物原件提交给管理投标书的联合国项目事务署业务单位的唯一文件。

　　-- 如果合理且在投标书中有规定，可以在投标截止日期后向投标人提供额外的时间，以交付投标/建议书保证金的实物版本。但是，在这些情况下，实物版本必须与上载到系统的数字副本完全匹配，否则将被视为无效。

　　k）投标语言

　　招标文件和报价必须用英语、法语或西班牙语编制。语言将由联合国项目事务署选择。

　　与选定的供应商签订的合同必须以招标文件选定的语言书写，这种语言应适用于联合国项目事务署与供应商之间的合同关系。

　　可能有必要将招标文件翻译成当地语言，并鼓励中小型企业和少数族裔企业等利用联合国项目事务署的商业机会。然而，所有合同文件仍应以英文、法文或西班牙文编写，以便采购审查和审计。如果原始文档与翻译版本不一致，则以原始版本为准，任何翻译的文档中都必须包含此声明。

　　l）提交截止日期（投标期）

　　必须清楚说明提交日期、时间和地点，以及开标的地点、日期和时间（如公开）

　　i. 提交的最后期限应允许供应商有足够的天数准备和提交报价。最低招标期（不包括发布日期，但包括截止日期）见表4；

　　

　　ii. 如果存在正当理由，采购授权（PA）人员可以授权较短的招标期。但是，采购官员必须在文件说明中说明放弃最低招标期的理由，并说明在招标期缩短的情况下如何满足竞争要求。文件说明还必须确认在招标期结束后评估小组成员的可用性。但是，对于工程，通常不建议缩短投标期。对于大型工程和包干合同尤其如此，因为在这两种情况下，投标人都需要计算工程量。　

　　iii. 以上表4中的最短招标期不适用于根据直接合同（见第6.6.6节）或紧急采购程序（第15.4节）招标的情况。

　　m）投标书/建议书提交

　　为了传达关于报价编制和提交的所有相关说明，该说明必须包括形成完整报价所需的文件清单，以及向供应商发出通知，明确不符合要求的报价可能被拒绝。符合的报价是指实质上符合招标文件中所有条款、条件和规范的报价。

　　此外，说明的内容应始终包括：

　　§■ 提交方式（电子邮件、传真、专人递送、邮件、联合国项目事务署电子采购系统）；

　　§■ 地址/传真号码/电子邮件；

　　§■ 报价包装说明，如密封、副本数量、建议邀请书（RFP）中要求提交技术和财务分离（双信封系统）等。

　　

　　n）开标

　　有关是否举行公开开标的信息，如果举行公开开标，则提供相同的详细信息（日期、时间、地点）。有关详细信息，请参阅第7章“提交的管理”。

　　o）合同授予日期

　　联合国项目事务署预计授予合同的估计日期。

　　p）履约担保

　　联合国项目事务署可以向选定的供应商索取履约保证金，以减轻供应商不履约和违反合同义务的风险（如交付所有设备、提供的服务和按照合同完成的工程）。

　　保证金和担保通常以无条件和不可撤销即期银行保函的形式发行。在联合国项目事务署法律顾问和财务主任审查之前，可使用其他形式（如债券、即期汇票、银行签发的本票或不可撤销支票）。可接受的格式必须与相关模板一起在招标文件中注明。

　　履约保证金的金额可能会有所不同，这取决于根据合同提供的工程、服务或货物的性质、风险和规模。但是，建议履约保证金至少等于合同总金额的5%。

　　对工程合同（详见第11.6.7 节“工程合同重要条款”），履约保证金的金额与保留金应平行看待。通常情况下，根据项目、风险、承包商等情况，建议保留5-10%的合同金额，以及5-10%的履约保证金。虽然两者的用途略有不同，但并不强制两者兼有。但是，总金额通常不应超过合同金额的10%。

　　履约保证金应反映如果承包商未能充分履行各自的合同，所评估的风险和联合国项目事务署随后的损失的价值。这将取决于市场、情况、当地工作条件、项目所在地的政治和经济状况。例如，一个拥有已知承包商的简单项目，其担保金的百分比较低；一个拥有未知承包商的复杂项目，其担保金的百分比较高。百分比越高，投标的吸引力就越小，投标价值也可能越高。因此，应设定较为实际的履约保证金。

　　如果是联合国项目事务署的工程合同，除非合同中另有规定，承包商应在合同日期（或开工日期）后14天内向雇方交付履约保证金。

　　有下列情形之一的，建议使用履约保证金：

　　i. 将要购买的货物、工程或服务具有较高的价值；

　　ii. 请购的紧迫性，例如货物必须在雨季前运抵国内或施工；

　　iii. 紧急情况，例如生死攸关的情况；

　　iv. 原材料价格上涨（即供应商撤回投标的风险较高）；

　　vi. 以前与选定供应商的合作不愉快；

　　vii. 联合国项目事务署不了解的新承包商；

　　viii. 最低价格与第二最低价格有显著性差异；

　　ix. 本合同所涵盖的产品种类繁多（存在无法交付的风险）；

　　xi. 易碎品（搬运时损坏风险大）；

　　xii. 捐助者附加的条件要求使用履约担保。

　　关于银行担保的进一步规定，包括其审查和确认过程，请参阅第11.1.6 节“银行担保和保证金的审核和处理”。

　　

　　q）预付款担保

　　联合国项目事务署可在供应商要求预付款以覆盖动员费用（通常是在签订工程或服务合同的情况下）时，向供应商要求预付款担保。如果在合同签署时要求提供履约保证金或预付款保函，招标文件必须规定要求，包括提供保证金/保函的截止日期以及适用的格式。　

　　当要支付的金额超过250,000美元时，预付款担保是强制性的，但对于较小的金额，也建议提供预付款担保。有关更多详细信息，请参见第11.1.4 节“预付款”，以及有关银行担保进一步规定的第11.1.6 节“银行担保和保证金的审核和处理”，包括其审查和验证过程。

　　

　　履约担保和预付款担保在采购过程的不同阶段有不同的用途。因此，它们不是相互排斥的，应在需要时提出要求。

　　r）付款条件　

　　招标文件必须指明付款条件。

　　i. 根据使用的国际贸易术语解释通则（见第12.3.3 节“国际贸易术语解释通则”），付款条件通常为收到发票、收到和接受货物或服务后30天内付清，或在收到所需的装运单据后30天内付清；

　　ii. 不应支付预付款，除非被视为该行业的常规做法，而且只应按照联合国项目事务署关于预付款的政策支付。需要注意的是，即使招标文件规定允许预付款，但对推荐授标的供应商的批准也取决于根据第11.1.4节的规定进行的评估和批准过程。

　　iii. 按进度付款是服务和工程的通行做法；

　　iv. 如果商品的价格可能随着时间而波动，例如石油产品、金属产品，而且联合国项目事务署打算根据价格公式，例如普氏指数或伦敦金属交易所（LME）签订合同，必须在招标文件中明确规定价格公式，并由法律顾问事先澄清价格公式的措辞；　

　　v. 对建筑工程而言，在某些情况下，在合同中列入价格调整机制可能是适当可行的；如果合同中提到了价格调整机制，则还应在随附招标文件的合同附表中加以界定。任何此类规定都必须界定价格调整将如何由各种界定指数的波

　　动触发，并受总上限的制约。联合国项目事务署工程合同中列入了该机制允许改变费用的核准措辞。法律顾问必须批准该机制的任何备选措辞，然后才能将其纳入招标文件。

　　s）违约金/误期赔偿金

　　如果适用，联合国项目事务署可在招标文件中告知，它将从合同价格中扣除一笔金额，作为违约金（货物和服务）或误期赔偿金（工程），相当于实际交付或履行之前每延迟一天原合同总价（通常为0.1%-0.3%）的一个百分比，直至达到最大扣除额（通常为10%）。一旦达到最大值，联合国项目事务署可通过法律顾问终止合同终止后，根据合同条件终止合同（见第13.3.3节“终止”）。

　　需要指出的是，在许多法律制度中，合同当事人可能商定的对不履行合同的处罚通常是不可执行的，因为法院试图防止达成过分和不合理的交易。虽然许多法律制度给当事人在订立合同条款方面提供了广泛的自由，但在确定合同项下的主要权利和义务方面，只有在狭窄的范围内，当事人一般不能自由决定将要提供的补救权利。因此，补救办法通常是当事方之间的公法问题，而不是私法问题。虽然双方无权在合同中就违约的处罚达成一致，但在某些条件下，他们可以事先约定，在违约的情况下，将评估哪些损害赔偿。为了区别于刑罚，因此，在大多数法律制度下可以强制执行，违约赔偿金应符合三个标准。首先，双方必须打算赔偿损失或损害，而不是对不履行义务的处罚。例如，由于违约赔偿金通常是针对承包商履约延误进行评估的，因此必须明确，违约赔偿金旨在补偿任何延误事实造成的损失，而不是作为确保承包商按时履约的“激励”。其次，不履行违约金评估所造成的损害必须是不确定的或难以量化的。例如，在建设项目中，电工的延误可能导致进度延误和供应中断，其成本和后果可能是雇主无法或极难确定的。第三，规定的违约金金额必须是对可能发生的损失的合理预估。如果不履行合同没有造成实际损害，即使在合同成立时看似合理的违约金，在以后的处罚中也可以被视为具有处罚性质。在这种情况下，有争议的违约赔偿金可能无法执行。

　　鉴于上述情况，违约金或迟延赔偿金条款的可执行性取决于有关采购活动的事实和情况以及有关合同的实质内容和条款。因此，关于何时以及如何使用违约金或迟延赔偿金规定的决定是复杂的，在作为合同的一项特殊条件列入招标文件之前，应逐案咨询法律顾问。

　　有关违约赔偿金的详细信息，请参阅第13.3.1 节“货物和服务违约赔偿金”和第13.3.2节“工程延期赔偿金”。

　　t）授予合同时变更数量的权利

　　

　　如适用，必须在招标文件的要求详情或要求一览表各节中说明，联合国项目事务署保留增加或减少要求一览表最初规定的货物和/或服务数量的权利，但不得超过特定的百分比（通常为20%），且投标人不得改变单价或条件。通常不鼓励列入这一规定，因为投标人可能会提出更高的价格，以对冲联合国项目事务署在合同阶段减少数量的可能性，并注意到联合国项目事务署始终有权在提交截止日期之前，在招标阶段修改数量或其他投标规定。

　　

　　变更百分比的权利不应与授予合同时可能批准的应急金额百分比相混淆（第10.1.1节）。变更百分比的权利必须在合同授予阶段适用，签署的合同必须反映要采购的数量的增加或减少，并且不能在以后（在合同管理阶段）适用。如果适用的话，应急金额的计算将考虑到实际的合同金额，根据变更百分比的权利增加或减少。　

　　u）其他

　　需要样品等